Kế Hoạch Triển Khai

MỤC TIÊU TRIỂN KHAI

Số hóa toàn bộ quy trình Quản trị Nhân sự - Tiền lương của Ngọc Anh lên LarkSuite, thay thế phương thức thủ công hiện tại (giấy tờ, Excel, máy chấm công khuôn mặt).

MODULE

6

BẢNG LARKBASE

20+

GIAI ĐOẠN

5

TIMELINE

8 tuần

Kết quả mong đợi

100% chấm công tự động qua GPS/WiFi, không cần máy chấm công
Tính lương tự động cuối tháng (không tính tay)
Theo dõi thu nhập real-time theo ngày cho từng nhân viên
Đánh giá KPI số hóa, không cần form giấy
Tự động hóa toàn bộ chế độ khen thưởng, phúc lợi, phép năm

PHẠM VI TRIỂN KHAI

#	Module	Nội dung	Bảng	Độ khó
1	Chấm công	GPS + WiFi + ảnh, đồng bộ real-time	3	TB
2	Tính lương	3 thành phần + điều kiện doanh thu + real-time	4	Cao
3	Đánh giá KPI	Tự đánh giá → QL kiểm tra, minh chứng	4	Cao
4	Khen thưởng & Chế độ	Xếp loại, sao tháng, sáng kiến, phúc lợi	4	TB
5	Phép & Phân quyền	Phép năm, thâm niên, ủy quyền duyệt	2	TB
6	Dashboard	Tổng quan + xuất Excel/PDF	-	Thấp
TỔNG CỘNG			18+

5 GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN

Giai đoạn 1: KHẢO SÁT & THIẾT KẾ Tuần 1

#	Hoạt động	Input từ KH	Output
1.1	Kickoff meeting	-	Biên bản kickoff
1.2	Xác nhận danh sách nhân sự	File Excel NV hiện tại	Bảng 1.1, 1.2 đã import
1.3	Xác nhận công thức lương chi tiết	Ví dụ bảng lương 1-2 tháng	Doc công thức đã xác nhận
1.4	Xác nhận hệ số chiết khấu	Bảng hệ số hiện tại	Bảng 1.5 đã import
1.5	Xác nhận mẫu KPI từng vị trí	File KPI mẫu (đã có)	Schema 4.1, 4.2
1.6	Xác nhận quy trình duyệt phép	-	Flowchart duyệt
1.7	Thiết kế schema LarkBase	Tất cả input trên	Thiết kế 20 bảng hoàn chỉnh
1.8	Mockup giao diện Dashboard	-	Mockup

Deliverables: Tài liệu thiết kế schema (SRS) đã KH xác nhận | Danh sách bảng & field chi tiết | Mockup Dashboard

Giai đoạn 2: PHÁT TRIỂN CORE (Chấm công + Lương) Tuần 2-3

#	Hoạt động	Chi tiết
2.1	Tạo Base trên Lark	`lark-cli base +base-create --name "HRM Ngọc Anh"`
2.2	Dựng bảng Danh mục (1.1-1.6)	Phòng ban, Nhân sự, Chức vụ, Ngày công, Hệ số CK, Loại thưởng
2.3	Import dữ liệu nhân sự	Import từ Excel KH → bảng Nhân sự
2.4	Dựng bảng Chấm công (2.1-2.3)	Ca làm việc, Chấm công, Cấu hình
2.5	Cấu hình Lark Attendance	GPS + WiFi + chụp ảnh bắt buộc
2.6	Dựng bảng Lương (3.1-3.4)	Thang bảng lương, Cấu hình DT, DT chi tiết, Bảng lương tháng
2.7	Cấu hình công thức lương	Tất cả formula: Lương chính, KPIs, Hiệu suất, Năng suất, Thực lãnh
2.8	Test tính lương với data mẫu	Chạy thử 1 tháng lương với Excel mẫu KH → đối chiếu

Deliverables: Base LarkBase đã dựng (10 bảng) | Module chấm công hoạt động | Công thức lương chạy đúng với data mẫu

Giai đoạn 3: PHÁT TRIỂN MỞ RỘNG (KPI + Khen thưởng + Phép) Tuần 4-5

#	Hoạt động	Chi tiết
3.1	Dựng bảng KPI (4.1-4.4)	Mẫu KPI, Chi tiết, Đánh giá tháng, Điểm chi tiết
3.2	Import mẫu KPI từ file KH	Tạo template KPI cho từng vị trí
3.3	Cấu hình workflow KPI	Tự đánh giá → Gửi thông báo → QL duyệt
3.4	Dựng bảng Khen thưởng (5.1-5.4)	Xếp loại NV, Khen thưởng, Sáng kiến, Phúc lợi
3.5	Cấu hình công thức xếp loại	3 tiêu chí: Kinh doanh (40%) + KPIs (40%) + Thái độ (20%)
3.6	Dựng bảng Phép (6.1-6.2)	Số dư phép, Nghỉ phép
3.7	Cấu hình workflow duyệt phép	Nộp đơn → HCNS/QL duyệt → Trừ phép
3.8	Cấu hình phân quyền	HCNS, Quản lý, Giám đốc, Nhân viên
3.9	Tạo Form nhập liệu	Form chấm công, Form đánh giá KPI, Form nghỉ phép

Deliverables: Toàn bộ 18 bảng đã dựng | Workflow KPI + Phép hoạt động | Phân quyền đã cấu hình | Form nhập liệu

Giai đoạn 4: TRIỂN KHAI & ĐÀO TẠO Tuần 6-7

#	Hoạt động	Chi tiết
4.1	Nhập dữ liệu thực tế	Import toàn bộ NV + data lương các tháng trước
4.2	Cấu hình chấm công thực tế	Set GPS các địa điểm làm việc (cửa hàng, văn phòng, kho)
4.3	Đào tạo HCNS	Cách dùng: chấm công, duyệt phép, tính lương, KPI
4.4	Đào tạo Quản lý	Cách duyệt: KPI, phép, khen thưởng
4.5	Đào tạo Nhân viên	Cách chấm công, xin phép, tự đánh giá KPI
4.6	Chạy thử 1 kỳ lương song song	Song song với cách tính cũ → đối chiếu kết quả
4.7	Fix bugs & điều chỉnh	Dựa trên phản hồi từ KH trong quá trình chạy thử
4.8	Viết User Manual	Tài liệu hướng dẫn sử dụng (PDF)

Deliverables: Dữ liệu thực tế đã import | Nhân sự đã được đào tạo | 1 kỳ lương test đã đối chiếu OK | User Manual

Giai đoạn 5: UAT & BÀN GIAO Tuần 8

#	Hoạt động	Chi tiết
5.1	UAT với dữ liệu thực	KH tự test toàn bộ quy trình
5.2	Điều chỉnh cuối cùng	Fix bugs phát sinh trong UAT
5.3	Nghiệm thu	Ký biên bản nghiệm thu
5.4	Bàn giao	Chuyển giao quyền admin Base cho KH
5.5	Dashboard go-live	Kích hoạt dashboard tổng quan

Deliverables: Biên bản nghiệm thu UAT | Base đã bàn giao (KH sở hữu toàn bộ) | Đào tạo bổ sung nếu cần

GIẢ ĐỊNH (Assumptions)

#	Giả định	Rủi ro nếu sai
A1	KH cung cấp đầy đủ data nhân sự, bảng lương mẫu, hệ số CK trong Tuần 1	Delay GĐ2
A2	KH có sẵn tài khoản LarkSuite (có thể dùng Free)	Cần thêm thời gian tạo tenant
A3	Công thức lương/KPI trong quy chế không thay đổi trong quá trình triển khai	Phải thiết kế lại formula
A4	Số lượng nhân sự < 50 người (dùng gói LarkSuite Free/Starter là đủ)	Cần báo giá license bổ sung
A5	KH có người phụ trách HCNS làm đầu mối xuyên suốt dự án	Chậm phản hồi → delay
A6	PM hiện tại (nếu có) có API để tích hợp nguồn minh chứng KPI	Nếu không → nhập tay
A7	WiFi tại các điểm làm việc ổn định cho chấm công	Nếu không → fallback GPS

CÂU HỎI CẦN KHÁCH HÀNG XÁC NHẬN

#	Câu hỏi	Người trả lời	Ưu tiên
Q1	Số lượng nhân sự chính xác? Bao nhiêu phòng ban, bao nhiêu cửa hàng?	KH (Tuấn)	Cao
Q2	PM quản lý bán hàng hiện tại là gì? (Nhanh.vn, KiotViet...?) Có API không?	KH	Cao
Q3	Có bao nhiêu vị trí công việc cần thiết kế mẫu KPI riêng?	KH	TB
Q4	Bảng lương 1-2 tháng gần nhất để test công thức?	KH	TB
Q5	Hệ số chiết khấu hiện tại theo nhóm hàng?	KH	TB
Q6	Ai là người ký HĐ + phê duyệt báo giá? Toán hay Tuấn?	KH	Thấp
Q7	Cần tích hợp với phần mềm kế toán không? (MISA, FAST...)	KH	Thấp

CẤU TRÚC LARKBASE (SCHEMA TỔNG QUAN)

Nhóm	Bảng	SL	Nội dung
1.x Danh mục	Phòng ban, Nhân sự, Chức vụ, Ngày công chuẩn, Hệ số CK, Loại thưởng	6	Master data dùng chung toàn hệ thống
2.x Chấm công	Ca làm việc, Chấm công, Cấu hình chấm công	3	GPS, WiFi, ảnh, đồng bộ real-time
3.x Lương	Thang bảng lương, Cấu hình DT, DT chi tiết, Bảng lương tháng	4	3 thành phần + formula phức + real-time
4.x KPI	Mẫu KPI, Chi tiết KPI, Đánh giá tháng, Điểm chi tiết	4	Tự đánh giá → QL kiểm tra → chốt
5.x Khen thưởng	Xếp loại NV, Khen thưởng, Sáng kiến, Phúc lợi	4	Ngôi sao tháng, tiết kiệm CP, chế độ
6.x Phép	Số dư phép, Nghỉ phép	2	Phép năm, thâm niên, duyệt phép
7.x Dashboard	Nhật ký hệ thống + Dashboard blocks	1	Tổng quan nhân sự, báo cáo
TỔNG CỘNG		24

📄 Xem thiết kế chi tiết từng field tại file schema-ngoc-anh-hrm.md

WORKFLOW & AUTOMATION

#	Trigger	Action	Mô tả
1	Có đơn nghỉ phép mới	Gửi thông báo → Người duyệt	HCNS/QL nhận thông báo ngay
2	NV tự đánh giá KPI xong	Gửi thông báo → QL kiểm tra	Nhắc QL vào duyệt KPI
3	Khen thưởng được duyệt	Gửi thông báo → Nhân viên	NV biết được thưởng
4	Cuối ngày (Schedule)	Tổng hợp công → lương	Tự động cập nhật ngày công
5	Cuối tháng (Schedule)	Gửi phiếu lương → NV	Mùng 5 hàng tháng
6	Số dư phép < 0	Gửi cảnh báo → HCNS	NV hết phép

BƯỚC TIẾP THEO

Ngay: Gửi báo giá + plan này cho KH review
Tuần này: KH xác nhận 7 câu hỏi Q1-Q7 → update báo giá nếu cần
Sau ký HĐ: Kickoff GĐ1 - Khảo sát & Thiết kế
Song song: Setup tenant LarkSuite + mua license nếu cần